El Proceso de Promoción Final y Cierre del Calendario Académico

por | 3 noviembre, 2015

Este artículo es una compilación de los procesos principales que debe llevar a cabo la institución una vez se cierra el registro de calificaciones del último periodo académico y el registro de recuperaciones del periodo.

El proceso se realiza por grupo, lo que indica que los pasos descritos en este documento son aplicables a cada grupo de la institución educativa.

Pasos del Proceso de Promoción y Cierre del Calendario Académico.

  1. Consolidar Calificaciones hasta el último Periodo. El ultimo paso del proceso de registro de calificaciones, el cual da el inicio del proceso de promoción, es la consolidación de calificaciones, la cual debe realizarse teniendo seleccionado el ultimo periodo académico. (Mas Información)
  2. Procesar Promoción. Una vez se ha cerrado el registro de calificaciones se debe proceder a procesar la promoción. Mediante este proceso SINAI determina la situación académica de cada estudiante dependiendo de los criterios de promoción definidos y aplicados por la institución.
  3. Generar Informes Finales. Una vez procesada la promoción se pueden generar los Informes Finales, los cuales reflejarán la situación académica del estudiante.
  4. Generar Actas de Recuperación. Se deben generar las actas de recuperación para que se pueda registrar recuperaciones finales. Si se desea que los docentes puedan realizar este registro se debe habilitar el registro de recuperaciones finales en el modulo del docente.
  5. Registrar Recuperaciones Finales. Una vez generadas las actas se puede registrar recuperaciones. El registro de recuperaciones va ajustando automáticamente la situación académica de los estudiantes. Igualmente si el estudiante no presenta recuperación, la asignatura permanecerá pendiente hasta que le sea registrada la recuperación.
  6. Ajustar Recuperaciones. Si la institución tiene dentro de sus criterios de promoción que no deben permanecer estudiantes con situación académica PENDIENTE, se debe ejecutar el procedimiento de ajustes a la promoción, el cual pone los estudiantes que no haya recuperado como NO PROMOVIDO.
  7. Foliar Libro de Calificaciones. El proceso de foliar los libros de calificaciones consiste en crear los libros y asignarles un folio único para cada estudiante en cada libro. El folio permite identificar la ubicación del estudiante dentro del libro y generar indices para facilitar la búsqueda en el libro físico.
  8. Generar e Imprimir Libros de Calificaciones. Una vez clasificados y foliados los libros se deben generar. Es importante que se reviese previamente a la impresión que todos los datos están bien configurados, tales como resolución, plan de estudios, intensidad horaria, etc.
  9. Cerrar el Calendario Académico. Cuando se ha generado el libro y se ha impreso no debería realizarse más modificaciones sobre las calificaciones de los estudiantes, excepto registro de recuperaciones, cuando de acuerdo al SIE, sea aplicable. Por lo tanto debe cerrarse el calendario académico.
  10. Generar Certificados Definitivos. Una vez generados e impresos los libros y cerrado el calendario, se pueden generar certificados definitivos de los estudiantes. Es importante aclarar que el certificado se puede descargar en cualquier momento, pero que si no se siguen estos pasos, se corre el riesgo que se expida un certificado con datos que posteriormente puedan cambiar.

NOTA: Posteriormente se ampliará más cada procedimiento del proceso para mayor claridad.

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