Generar correos institucionales
Aprenda a generar correos institucionales en SINAI.
Video tutorial
Ruta para generar correos institucionales
Elija el tutorial que corresponde al proceso que desea realizar.
1. Generar correos institucionales
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Guía paso a paso
En esta guía aprenderás a generar correos institucionales utilizando la plataforma SINAI. Es importante que, antes de realizar este proceso, cuentes con el dominio configurado y con los ajustes necesarios en la consola de Google.
Información: Esta función está diseñada para las instituciones educativas que después de adquirir su dominio (.edu.co) desean hacer uso de los servicios del producto G Suite brindado gratuitamente por la compañía Google a los centros de enseñanza primaria, secundaria o superior, sin ánimo de lucro y autorizado por un organismo de acreditación reconocido.
1. Cómo Acceder desde la Plataforma SINAI
Para generar los correos institucionales, sigue estos pasos dentro de la plataforma SINAI:
- ingrese al módulo Administrativos.
- Accede al menú Establecimiento > Usuarios > Generar correos institucionales.
En esta ruta encontrarás un mensaje que te indica cómo acceder al paso a paso para generar correos institucionales en la plataforma. Esta ventana incluye un botón en la parte inferior izquierda llamado OK, el cual tiene la misma función que el ícono X ubicado en la esquina superior derecha: cerrar la ventana.
En el panel izquierdo encontrarás los 4 pasos del proceso:
- Configuración: Seleccione la nomenclatura en el botón establecer Configuración ej: cimosquerac@dominio.edu.co.
- Generación: Seleccione los filtros en la opción de Seleccionar Rol.
- Actualización: Si desea modificar o actualizar los correos en plataforma SINAI seleccione el chequeo.
- Por último: Clic en el botón Generar y Descargar Archivo
2. Configuración
En este paso se define la nomenclatura que se utilizará para crear los correos institucionales.
- haga clic en el botón Establecer configuración, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Este botón cuenta con un filtro que ofrece 4 opciones de nomenclatura, cada una acompañada de una descripción y un ejemplo en la parte inferior para facilitar su selección.
- Una vez que elijas la opción deseada, haga clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar si prefieres salir sin guardar modificaciones.
3. Verificación de la Nomenclatura
Para verificar la nomenclatura configurada por la institución para los estudiantes, puede validarlo de la siguiente manera:
- Accede al menú Matrícula > Listados > Lista de estudiantes por grupo.
- seleccione un grupo.
En la columna Contactos, podrá visualizar la nomenclatura utilizada para los correos.
Para verificar la nomenclatura configurada por la institución para los funcionarios, sigue estos pasos:
- Accede al menú Personal > Funcionarios > Funcionarios
- En esta sección, encontrarás una columna llamada Email, donde podrá visualizar cómo está organizada la nomenclatura de los correos de la institución.
4. Generación de los Correos
Una vez definida la configuración de la nomenclatura, procedemos al siguiente paso: Generación.
- Para generar los correos, seleccione el filtro ubicado en el panel central, donde podrá especificar el rol del usuario al que desea asignar los correos. Las opciones disponibles son Funcionarios o Estudiantes.
- Al seleccionar la opción Funcionario, se habilitará un nuevo filtro que te permitirá elegir entre generar los correos para un único funcionario o para todos los funcionarios. Esta opción la puede realizar para los estudiantes, en el cual le solicita si para una sede o para toda la Institución.
- Actualizar: La opción de Actualizar permite modificar o actualizar los correos existentes en la plataforma. Generalmente, estos corresponden a los correos personales registrados cuando el funcionario fue ingresado al sistema. Solo activando el chulito en la casilla del panel derecho.
- Generar y Descargar archivo: Este último paso nos permite hacer clic en el botón Generar y Descargar archivo, para obtener el listado. Es un archivo con formato CSV el cual va a subir a Google desde la consola administrativa.
Nota En el siguiente enlace puede visualizar el paso a paso de cómo subir el archivo generado por la plataforma SINAI a Google https://youtu.be/04\_U9ls64lY
Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes
Consulte las situaciones más comunes relacionadas con este proceso.
¿Qué requisitos debo revisar para completar «Generar correos institucionales»?
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¿Cómo verifico que «Generar correos institucionales» se realizó correctamente?
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¿Qué debo hacer si encuentro un inconveniente con «Generar correos institucionales»?
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