Gestión de usuarios
Aprenda a gestionar usuarios en SINAI.
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Gestión de usuarios
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Guía paso a paso
Todos los procesos para la administración de los datos de usuarios se llevan a cabo en el módulo administrativo, a través del menú principal “Establecimiento”, submenú “Usuarios”.
Administración de Usuarios
En primera instancia tenemos la “Gestión de Usuarios”, en cuya ventana se dispone de dos paneles para la administración de usuarios, al lado izquierdo se encuentra el formulario para filtrar las listas de usuarios, contando con un buscador por nombres, filtros por roles y estado del Usuario. Con respecto al estado del usuario, se cuenta con distintivos por color, siendo el verde los usuarios con estado “Activo”, el color rojo para los “Inactivos” y el color naranjado para los usuarios “Bloqueados”. La lista visible al lado derecho de la ventana se actualizará de acuerdo al estado seleccionado.
Gestionar el estado de los usuarios
Los administrativos podrán cambiar desde esta instancia el estado de los usuarios, siempre y cuando se cuente con este permiso por parte del rector. Se puede pasar de un estado “Activo” a otro “Inactivo” o “Bloqueado”, del estado Bloqueado se podrá pasar al estado Activo, pero del estado Inactivo NO se podrá pasar al estado Activo cuando este carezca de usuarios, en otras palabras, si se desea pasar a un funcionario de estado inactivo (sin usuario) a activo, se debe generar el usuario del mismo y asignar un sistema de evaluación (Vea la guía instructiva haciendo clic aquí).
Asignar Usuarios
Para ello se cuenta con controles para generar usuarios a los diferentes roles de la lista con el estado inactivo, es aquí donde se necesita la asignación de un sistema de evaluación, el cual puede ser cambiado en cualquier momento según se requiera, a funcionarios específicos.
Vale la pena aclarar que en la columna Usuario de la lista, se muestra el ID y el sistema de evaluación asignado a funcionarios, estudiantes y padres de familia, sin embargo, cuando no se ha asignado el usuarios, en esta columna aparecerá la expresión “Sin Usuario”.
Otro aspecto de importancia que se debe tener en cuenta, es que el estado del Funcionario no es el mismo que el del Usuario, o el estado del rol estudiante, ya que al hablar de Usuario, se hace énfasis al acceso a SINAI, por otro lado, los funcionarios, estudiantes o padres de familia, cumplen un rol diferente dentro de la institución.
Vea también las guía instructivas para:
Opciones de la lista de Usuarios
En las lista de Usuarios verá la columna de opciones al lado derecho, la cual contiene por cada usuario un botón, este permite desplegar una lista de opciones que navegan a otras dependencias dentro de la plataforma, para el diligenciamiento o administración de la información correspondiente al usuario seleccionado.
A continuación se muestra el contenido de la lista de opciones:
- Editar Información: Navega a los datos básicos del funcionario permitiendo la actualización de la información (guía instructiva aquí).
- Editar SIE: Abre una ventana con la lista de los diferentes sistemas de evaluación, en esta se puede generar usuarios y agregar o quitar SIE (guía instructiva aquí).
- Actividad / Auditoría: Muestra el registro de actividades de los usuarios a través de una lista, esta tiene la fecha y hora de la actividad, la descripción y la IP de acceso (guia instructiva aquí).
- Restablecer Clave: Inicia el restablecimiento de la contraseña del funcionario. SINAI envía al correo electrónico registrado un enlace para que el usuario establezca una nueva contraseña.
- Recordar Clave: Envía al correo electrónico registrado un enlace para modificar la contraseña. No envía la contraseña actual.
Vea la guía instructiva para restablecer o recordar la contraseña haciendo clic aquí.
Exportar lista de Usuarios a Excel
Por otro lado, en la ventana de “Gestión de Usuarios” también se cuenta con un botón para exportar la lista de funcionarios en formato Excel, el dinamismo de los controles en esta ventana le permitirá organizar la lista de acuerdo con variables como el rol y estado.
Clic aquí para ver la guía instructiva.
Restablecer acceso a todos los estudiantes
La opción “Restablecer Accesos” permite iniciar, a través de una ventana emergente, el restablecimiento de la contraseña para todos los estudiantes de la institución. SINAI envía al correo electrónico registrado un enlace para que cada estudiante establezca una nueva contraseña. Antes de realizar esta acción, verifique que todos los estudiantes tengan un usuario y un correo electrónico actualizado.
En esta misma ventana se dispone de la opción “Forzar Cambio de Contraseña” para todos los estudiantes, obligándolos a cambiar de contraseña una vez ingresen a la plataforma.
Vea la guía instructiva haciendo clic aquí.
Otros Usuarios
Entre la lista de roles de los funcionarios se dispone de la opción “Otros Usuarios”, este se relaciona con el botón “Crear Usuario”, el cual aparece con su selección.
SINAI cuenta con esta opción debido a que se presentan casos donde las instituciones o establecimiento educativos, no cuentan con el personal administrativo suficiente para desarrollar las diferentes actividades de gestión, por lo cual el rector o directivo acude a otras personas que pueden ser funcionarios o no de la institución, para desarrollar funciones administrativas específicas.
Clic aquí para ver la guía instructiva de “Otros Usuarios”.
Autogestión de Usuarios
Aunque SINAI ya cuenta con herramientas para recordar la contraseña, se presenta el hecho de que algunos usuarios no tienen corro electrónico registrado en el sistema, siendo esto una limitate para ejecutar esta opción.
Lo anterior es una de las razones por la que surge la autogestión de usuarios, herramienta a través de la cual se otorga un PIN para el acceso a SINAI a los usuarios docentes y estudiantes, con el fin de que estos puedan actualizar sus datos o incluso para el registro de Usuarios cuando se carece de este.
Una vez que el o los pines son generados, estos pueden ser enviados a través del usuario cuando este lo tienen registrado en el sistema, de lo contrario, el administrativo puede descargar un reporte y a partir de este hacer el envío al docente o estudiante a través de otro mecanismo.
Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes
Consulte las situaciones más comunes relacionadas con este proceso.
¿Qué requisitos debo revisar para completar «Gestión de usuarios»?
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¿Cómo verifico que «Gestión de usuarios» se realizó correctamente?
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¿Qué debo hacer si encuentro un inconveniente con «Gestión de usuarios»?
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